KPI là gì? Cách xây dựng và cách tính KPIs cần biết

KPI là gì trong marketing? Cách sử dụng KPI trong marketing hiệu quả nhất đang được rất nhiều công ty, doanh nghiệp quan tâm cũng như áp dụng chỉ số này. Hãy cùng Integration SEO tìm hiểu nhé !

Mục lục bài viết

Chỉ số KPI hiện nay đã tương đối quen thuộc trong các công việc liên quan tới kinh doanh, dự án, nhân sự, marketing, quản lý, .. Trong một vài năm trở lại đây, chỉ số này được áp dụng mạnh mẽ và phổ biến tại Việt Nam nhưng chưa đem lại hiệu quả cao. Bài viết sẽ giúp bạn hiểu thực chất KPI là gì và đặc biệt là cách sử dụng KPI hiệu quả trong marketing, KPI marketing là gì?

1. KPI là gì?

KPI chỉ số đo lường hiệu suất, hiệu quả, chất lượng thực hiện công việc của mỗi cá nhân hoặc của toàn doanh nghiệp. Vậy KPI viết tắt của chữ gì? KPI là viết tắt của từ Key Performance indicators – Chỉ số đánh giá thực hiện công việc. KPI sẽ giúp chúng ta hiểu rõ một công ty, một đơn vị kinh doanh hay một cá nhân đang thực hiện công việc tốt đến đâu so với các mục tiêu chiến lược đã đề ra.

kpi là gì? cách tính kpi

Thuật ngữ KPI là gì? – kpi là viết tắt của gì – kpi nghĩa là gì – what is kpi – Nguồn: klickspace

Nếu một công ty đặt mục tiêu kiếm nhiều tiền, họ có thể đo lường KPI theo tăng trưởng bán hàng, lợi nhuận biên và chi phí vận hành. Nếu một công ty muốn thu hút thêm khách hàng mới bằng cách tạo ra thương hiệu lớn, họ có thể đo lường về giá trị thương hiệu và nhận diện thương hiệu.

Và nếu một công ty mong muốn nhân viên của họ có tính gắn kết cao, họ có thể đo lường sự ủng hộ của nhân viên theo KPI. Còn nữa, rất nhiều công ty hiện nay muốn đo lường tất cả các vấn đề trên, thì họ cần một bộ các KPI khác nhau.

2. Tầm quan trọng của KPI trong doanh nghiệp?

Trong một số trường hợp, các doanh nghiệp áp dụng KPI mà không hiểu bản chất của chỉ số này. Để rồi, họ phải ngao ngán mà tự hỏi tại sao KPI không phản ánh chính xác tình hình thực tại của doanh nghiệp, cũng như chẳng đem lại bất kỳ sự thay đổi tích cực nào khi áp dụng.

Một trong những khía cạnh quan trọng nhất của KPI, vốn thường bị bỏ qua khi áp dụng bởi các doanh nghiệp, đó chính là việc truyền đạt KPI tới toàn bộ các bộ phận trong doanh nghiệp. Các doanh nghiệp thường chỉ tập trung làm sao để đề ra những con số KPI tốt nhất, có thể giúp họ tối đa hóa lợi nhuận, mà quên mất cần phải truyền đạt chúng tới các phòng ban một cách cụ thể, rõ ràng nhất.

Để có thể đề xuất những KPI nhằm đem lại hiệu quả cao nhất, các doanh nghiệp cần phải hiểu rõ bản chất mục tiêu họ muốn thu về là gì, đề xuất phương hướng và kế hoạch để đạt được nó, và ai là người sẽ triển khai các kế hoạch được định sẵn trên.

Đồng thời, việc thu thập và phân tích những số liệu, khảo sát nội bộ và thị trường là một điều cần phải thực hiện để doanh nghiệp có cái nhìn đúng đắn nhất về vị trí và mục tiêu họ sẽ đề ra. Cuối cùng, muốn chỉ số KPI đạt được hiệu quả cao nhất khi truyền đạt tới các phòng ban, thì bộ phận cấp cao trong doanh nghiệp cần phải thiết lập và xây dựng hệ thống truyền thông nội bộ phù hợp.

3. Tầm quan trọng của KPI trong marketing tổng thể

Tỷ lệ thông điệp gửi đi có phản hồi được tính trên tổng số phản hồi của khách hàng trên tổng số khách hàng nhận được thông điệp, thông qua các kênh tương tác như email, facebook, newsletter,…

Tỷ lệ khách hàng quay lại sau lần đầu mua hàng được tính bằng số khách hàng chỉ mua 1 lần đầu tiên trên tổng số khách hàng mua lần đầu. Tỷ lệ này có thể cao hay thấp phụ thuộc vào các yếu tố như sản phẩm phù hợp, quảng cáo tốt hoặc chưa tốt, khách hàng thuộc hay không thuộc đối tượng mục tiêu,…

Độ nhận diện thương hiệu và nhận biết sản phẩm được đo trước và sau mỗi chiến dịch. Tỉ lệ này có thể được đánh giá bằng khảo sát qua bảng hỏi, phỏng vấn hoặc thu thập dữ liệu qua các công cụ digital.

Ngoài ra, mỗi loại hình và công cụ marketing đều được đánh giá dựa trên KPI riêng để xác định chính xác tính hiệu quả và tác động của chúng tới kế hoạch tổng.

4. 2 loại KPI mà bạn nên biết

Tùy thuộc vào mỗi doanh nghiệp, tổ chức sẽ có hệ thống KPI khác nhau và ngay cả mỗi bộ phận, phòng ban (Sales, Marketing, Product) KPI cũng khác nhau. Xuống thấp hơn nữa là mỗi cá nhân, mỗi con người cũng đều có những KPI khác nhau (SEO KPIs, Email KPIs, Social KPIs). Tuy nhiên tổng quan lại thì nó thường được chia làm 2 loại KPI bao gồm: KPI được gắn với mục tiêu mang tính chiến lược, KPI được gắn với mục tiêu mang tính chiến thuật.

kpi là gì - 2 loại kpi cần phân biệt

KPI mục tiêu chiến lược & KPI mục tiêu chiến thuật

4.1. KPI được gắn với mục tiêu mang tính chiến lược

KPI được gắn với mục tiêu mang tính chiến lược: Với các mục tiêu mang tính chiến lược thường là profit, tiền, market share… Nó sẽ tác động trực tiếp đến hoạt động của công ty.

Ví dụ: KPI chiến lược là phải đạt doanh số 20 tỷ/ tháng và 240 tỷ/ năm. Nếu không đạt được mục tiêu đó thì công ty, doanh nghiệp sẽ bị ảnh hưởng nặng nề.

4.2. KPI được gắn với mục tiêu mang tính chiến thuật

KPI được gắn với mục tiêu mang tính chiến thuật: Chiến thuật là các cách áp dụng phương pháp thực hiện như thế nào? để nhằm mục đích thực hiện được chiến lược đề ra trước đó.

Ví dụ: KPI mỗi tháng phải kéo được 50,000 traffic cho website. Tuy nhiên dù lượng traffic có đạt được chỉ tiêu thì điều này cũng không thể đảm được rằng công ty vẫn đạt được doanh số. Nhưng các KPI là một chỉ số mang tính đo lường & phát triển tính hiệu quả của chiến thuật đó.

Ví dụ: Traffic tăng lên —> Nhiều người biết đến sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp (tiếp cận nhiều khách hàng hơn)—> Tăng khả năng chốt sales —> Tăng doanh thu cho doanh nghiệp.

5. Làm thế nào để xác định KPI trong doanh nghiệp?

Các doanh nghiệp hoàn toàn có thể xác định KPI dựa trên mục tiêu cốt lõi / quan trọng nhất của mình. Để xác định KPI, bạn nên cân nhắc thực hiện theo các bước như sau:

  • Mục tiêu mà doanh nghiệp bạn mong muốn là gì?
  • Tại sao mục tiêu ấy lại quan trọng đối với doanh nghiệp bạn?
  • Làm cách nào để bạn đo lường hiệu quả trong quá trình thực hiện các hoạt động?
  • Cần thực hiện những phương thức nào để tác động hiệu quả tới hiệu suất công việc?
  • Ai sẽ làm người triển khai các công việc để đạt mục tiêu đã đề ra?
  • Làm thế nào để bạn biết được doanh nghiệp đã đạt được mục tiêu đã đề ra?
  • Làm cách nào để doanh nghiệp có thể review công việc trong từng giai đoạn thực hiện?

KPI doanh nghiệp của bạn cần cụ thể, rõ ràng và đo lường được, như:

  • Doanh thu mảng sales phải tăng 20% so với cùng kỳ năm trước.
  • Để thực hiện được mục tiêu nói trên, doanh nghiệp cần phải tuyển dụng thêm nhân lực phòng sales, đáp ứng yêu cầu của doanh nghiệp (yêu cầu phải được xây dựng một cách cụ thể và phù hợp với doanh nghiệp).
  • Mục tiêu cần phải được review hàng tháng, có báo cáo cụ thể và đề xuất phương cách chỉnh sửa phù hợp.

6. Quy trình xây dựng hệ thống KPIs

Mỗi công ty, doanh nghiệp, dự án đều có những quy trình áp dụng KPI riêng biệt bởi nó còn phụ thuộc vào mục đích của từng đơn vị. Tuy nhiên chúng ta vẫn sẽ có 1 quy chuẩn chung hay còn gọi là khung về quy trình xây dựng hệ thông KPIs. cũng như các yếu tố xây dựng KPI như sau:

quy trình xây dựng hệ thống kpi là gì

Quy trình xây dựng KPI – Hệ thống thưởng KPI – Lương KPI – Báo cáo KPI

6.1. Xác định chủ thể xây dựng KPI 

Chủ thể xây dựng KPI có thể là trưởng bộ phận, quản lý, các phòng, ban… Dù là ai thì cũng đều phải là người có chuyên môn cao, nắm rõ được mục tiêu, nhiệm vụ của tổ chức, dự án. Đồng thời cũng phải phải hiểu rõ về KPI là gì?

Ngoài ra để đảm bảo được tính thống nhất, hiệu quả thì cũng cần nhận được sự góp ý từ các bộ phận, cá nhân liên quan.

6.2. Xác định rõ chức năng – nhiệm vụ của các bộ phận

Khi xây dựng nên một hệ thống chỉ số KPIs cần phải xác định rõ ràng chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận, phòng ban, dự án…

6.3. Xác định rõ vị trí chức danh, nhiệm vụ của từng chức danh

Cần mô tả rõ ràng công việc của từng cá nhân. Nêu rõ trách nhiệm của từng chức danh một cách rõ ràng cụ thể.

6.4. Xác định chỉ số hiệu suất cốt yếu KPIs

– Chỉ số của nhóm bộ phận: Xây dựng dựa trên cơ sở của chức năng, nhiệm vụ của từng nhóm, bộ phận.

– Chỉ số các nhân: Được xây dựng dựa trên các KPIs cá nhân theo đúng yêu cầu về tiêu chí SMART.

– Xây dựng kỳ đánh giá từng chỉ tiêu cụ thể.

6.5. Xác định rõ ràng khung điểm cho kết quả

Mỗi chỉ số sẽ có mức độ điểm khác nhau, phụ thuộc vào mức độ hoàn thành công việc được đề ra.

6.5. Đo lường – Tổng kết – Điều chỉnh

Dựa trên những khung điểm kể trên, nhà quản lý, trưởng bộ phận… sẽ tổng kết lại tổng điểm cũng như đưa ra kết luận, đồng thời từ đó đưa ra những điều chỉnh phù hợp hơn.

7. Sử dụng công cụ SMART để xây dựng KPIs

Công cụ này không phải là những yêu cầu bắt buộc nhưng lại là những yêu cầu có tính quyết định đến việc thành công của hệ thống đánh giá theo KPI.
kpi là gì? - Sử dụng công cụ SMART để xây dựng KPIs

Áp dụng mô hình SMART để xây dựng KPI.-  Nguồn: iHCM

  • S – Specific – Cụ thể
  • M – Measurable – Có thể thống kê được
  • A – Achievable – Có thể đạt được
  • R – Realistics – Khả thi
  • T – Time-bound – thời hạn chi tiết

SMART được xem như là các tiêu chí để đánh giá KPI có khả năng đáp ứng mục đích của nhà quản lý hay không. Trong đó, sử dụng KPI phải bảo đảm sứ mệnh, góc nhìn & những chiến lược của tổ chức nhất quán và tính thống nhất của hệ thống quản trị chung trong công tác.

8. 10 điều cần lưu ý khi xây dựng KPI:

Dưới đây là 10 điều bạn cần lưu ý khi xây dựng KPI cho doanh nghiệp, tổ chức của mình:

  1. Thiết lập KPI dựa trên số lượng người bị ảnh hưởng, chịu tác động bởi chỉ số đo lường ấy.
  2. Chỉ số phải khách quan và không dựa trên các ý kiến chủ quan.
  3. Bắt nguồn từ chiến lược và tập trung vào sự cải tiến.
  4. Được xác định rõ ràng, đơn giản và để hiểu.
  5. Có liên quan với một mục tiêu rõ ràng.
  6. Cần nhất quán (để duy trì và cải tiến trong tương lai)
  7. Cần cụ thể và liên quan trực tiếp tới một mục tiêu cụ thể.
  8. Phù hợp với thực tiễn doanh nghiệp, mang tính khả thi cao.
  9. Cung cấp thông tin phản hồi kịp thời và chính xác.
  10. Phản ánh chuẩn xác quy trình kinh doanh của doanh nghiệp, nên tham khảo ý kiến của các bên liên quan.

9. Cách tính KPI cho Sale – Marketing

9.1 Tỷ lệ phản hồi / tổng số gửi đi

– Công thức = tổng số phản hồi khách hàng / tổng số thông tin gửi tới khách hàng.

– Tỷ lệ này đo lường hiệu quả của marketing trực tiếp của các sale rep.Các chương trình markeing trực tiếp có thể là gửi thư, gửi email….

9.2 Tỷ lệ khách hàng bị mất sau khi mua hàng lầu đầu:

– Công thức = bằng tổng số khách hàng mua hàng lần đầu bỏ đi/tổng số khách hàng mua hàng lần đầu.

– Tỷ lệ này thấp có thể do các nguyên nhân: sản phẩm của bạn không phù hợp, sản phẩm tốt nhưng quảng cáo không tốt dẫn đến khách hàng không phải mục tiêu lại đi mua hàng của bạn…

9.3 Mức độ biết đến sản phẩm: được đo lường trước và sau quảng cáo

– Tỷ lệ = số người nhận ra sản phẩm của bạn/tổng số người thu thập.

– Tỷ lệ này được đo lường trước và sau khi quảng cáo.

Tham khảo thêm –>đánh giá công việc theo phương pháp kpi – full

10. Cách tính KPI hiệu quả cho phòng nhân sự

10.1. Tỷ lệ vòng đời nhân viên

– Tỷ lệ vòng đời của nhân viên = tổng thời gian phục vụ trong DN của tất cả nhân viên/ tổng số nhân viên doanh nghiệp đã tuyển.

– Bạn có thể tính vòng đồi cho toàn công ty và cho chức danh, cho bộ phận.

– Đối với chức danh nếu vòng đồi quá thấp điều này có thể không phải do phía công ty mà do bản chất của xã hội, ví dụ các chức danh hay làm thời vụ.

– Đối với các bộ phận, một phần có thể do cách quản lý của trưởng bộ phận dẫn đến vòng đồi của NV thấp.

10.2. Tỷ lệ nhân viên không hoàn thành nhiệm vụ:

– Công thức = số nhân viên không hoàn thành/ tổng số nhân viên.

– Bạn xem xét tỷ lệ này của toàn công ty và của từng bộ phận.

– Tỷ lệ quá thấp của công ty hoặc từng bộ phận làm bạn cần chú ý. Đôi khi bạn cũng cần phải xem lại, các tỷ lệ quá thấp là do sếp bộ phận đó đánh giá quá khắt khe, ngược lại hầu như không có nhân viên bị đánh giá kém hoặc tốt cũng làm bạn lưu ý (sếp có xu hướng bình quân chủ nghĩa).

11. Cách tính KPI cho sản xuất (Tỷ lệ sử dụng NVL tiêu hao)

– Công thức: = số lượng tiêu hao thực tế ngoài định mức / số lượng tiêu hao cho phép.

– Tỷ lệ này đo lường bằng tỷ lệ 100 %. Tỷ lệ càng cao chứng tỏ doanh nghiệp đã tiêu tốt càng nhiều NVL ngoài định mức.

– Tỷ lệ này giúp bạn xác định mức tiêu hao trung bình của NVL từ đó có quyết định tỷ lệ phù hợp cho các đơn hàng sắp tới. Ở các đơn vị gia công, tỷ lệ tiêu hao thấp giúp cho DN sẽ có thêm nguồn thu nhập khi bán lại các NVL tiêu hao còn dư.

12. Ưu điểm & nhược điểm chung của chỉ số KPI là gì?

Dưới đây sẽ là những ưa, nhược điểm của chỉ số KPI mà các tổ chức doanh nghiệp cần nắm rõ trước khi tiến hành áp dụng chỉ số KPI.
Ưu điểm và nhược điểm của KPI là gì?

Ưu điểm và nhược điểm của KPI – kpi marketing – kpi bán hàng

12.1. Ưu điểm của KPI là gì?

– Chỉ số KPI giúp các doanh nghiệp dễ dàng hơn trong việc đo lường sức tăng trường so với mục tiêu một cách rõ ràng hơn, đồng thời giúp đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên, các phòng ban.

– Việc áp dụng đúng, chính xác các chỉ số đo lường có thể giúp bạn quản lý cũng như nắm rõ được hiệu suất, hiệu quả làm việc của từng cá nhân, bộ phận, nhóm.

– KPI là chỉ số có thể lượng hóa chính bởi vậy kết quả đo lường có độ chính xác cao.

– Giúp gia tăng liên kết làm việc giữa các cá nhân, bộ phận trong cùng 1 tổ chức.

12.2. Nhược điểm của KPI là gì?

– Để có thể xây dựng được hệ thống KPI đạt được hiệu quả tốt, yêu cầu người lập KPI phải có chuyện môn cao, hiểu biết rõ về KPI là gì? từ đó mới có thể xây dựng và áp dụng 1 cách khoa học nhất.

– Hiệu quả của KPI sẽ không cao khi được áp dụng trong thời gian dài.

13. Vì sao áp dụng KPI tại Việt Nam lại kém hiệu quả?

Tại Việt Nam việc áp dụng KPI chưa thực sự đem lại hiểu tốt vẫn còn quá nặng về lý thuyết, để hiểu rõ hơn vì sao KPI lại kém hiểu quả ở Việt Nam, chúng ta hãy cùng đi tìm hiểu 1 số nguyên nhân cụ thể dưới đây:
kpi là gì - tại sao không đạt kpi

KPIs là gì? – Hệ số KPI – Tại sao không đạt KPI

  • Nhận thức chưa chuẩn xác: Nhiều người vẫn chưa thực sự hiểu được về chỉ số KPI là gì, chỉ coi nó như 1 chỉ số đo lường hiệu suất, mà quên mất rằng nó là 1 công cụ chiến lược mang tính hệ thống. Do vậy mà việc áp dụng cũng như triển khai chưa khoa học, hiệu quả những đến những thất bại trong việc áp dụng chỉ số KPI.
  • Coi KPI như 1 thứ hệ thống giám sát bản thân: Với người lao động họ vẫn lầm hiểu KPIs như một hệ thống giám sát mình thay vì coi nó là công cụ giúp mình theo dõi hiệu suất công việc của mình từ đó giúp cải tiến tốt hơn trong công việc.

Hiện nay chỉ số KPIs được sử dụng nhiều nhất cho chiến dịch Marketing online, đo lường hiệu quả theo từng kênh triển khai. Cho dù doanh nghiệp tự thực hiện hay thuê một nhà cung cấp dịch vụ Marketing thực hiện chiến dịch thì cũng cần phải xây dựng ngay từ ban đầu các chỉ số này để đánh giá. Hiểu được KPI là gì dựa trên các con số thực tế, hiệu quả thực tế sẽ giúp bạn kiểm soát chặt chẽ hơn công việc kinh doanh của mình.

Bình luận

KPI là gì? Cách xây dựng và cách tính KPIs cần biết 4

lê anh thoa vào lúc 05:29 24/12/2019
cần quy trình xây dựng Kpi cho thương hiệu và Kpi cho doanh nghiệp sản xuất

KPI là gì? Cách xây dựng và cách tính KPIs cần biết 4

Viên vào lúc 11:03 13/08/2019
Cảm ơn nhieu nghe…, đã có thông tin hữu ích đến với nhung người cần hỗ trợ,

KPI là gì? Cách xây dựng và cách tính KPIs cần biết 4

Vân Anh vào lúc 09:27 26/04/2018
Cảm ơn bài viết rất hữu ích nhờ vậy mà mình nắm được khái niệm chỉ số KPI là gì? cũng như những vấn đề xoay quanh chỉ số kpi. thanks

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *